MAKALAH ADMINISTRASI KEUANGAN

بِسْــــــــــــــــمِ اﷲِالرَّحْمَنِ الرَّحِيم

I.          Pendahuluan

Dalam penyeleggaraan pendidikan, keuangan dan pembiayaan merupakan potensi yang sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam kajian administrasi dan manajemen pendidikan. Komponen pembiayaan dan keuangan pada tingat satuan pendidikan merupakn komponen produksi yang menentukan proses terlaksananya kegiatan-kegiatan proses belajar-mengajar di sekolah bersama komponen-komponen lain. Dengan kata lain, setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, baik disadari maupun tidak.

Komponen keuangan dan pembiayaan ini perlu dikelola sebaik-baiknya agar dana yang ada dapat dimanfaatan secara optimal untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan. Hal ini penting, terutama dalam rangka implementasi Manajemen Berbasis Sekolah, yang memberikan kewenangan sekolah untuk mencari dan memanfaatkan berbagai sumber dana sesuai dengan keperluan sekolah. Disebabkan pada umumnya dunia pendidikan selalu dihadapkan pada masalah keterbatasan dana. Apalagi dalam berbagai kondisi pereokonomian dunia yang sedag dilanda krisis.[1]

Berdasarkan pemikiran di atas, pengelolaan keuangan pendidikan lebih difokuskan dalam proses merencanakan alokasi secara teliti dan penuh perhitungan serta mengawasi pelaksanaan dana, bak biaya operasional maupun biaya kapital, disertai bukti-bukti secara administratif dan fisik (material) sesuai dengan dana yang dikeluarkan.

Oleh karena itu, dalam makalah ini akan dipaparkan beberapa penjelasan mengenai administrasi keuangan.

II.          Rumusan Masalah

1.    Pengertian administrasi keuangan

2.    Konsep dasar administrasi keuangan

3.    Sumber keuangan pendidikan

4.    Jenis-jenis pengeluaran pendidikan

5.    Fungsi dan contoh teknik penyusunan anggaran

6.    Pengawasan keuangan pendidikan

III.          Pembahasan

1.    Pengertian administrasi keuangan

Administrasi keuangan sekolah adalah langkah pengolahan keuangan sekolah mulai dari penerimaan sampai dengan bagaimana mempertanggungjawabkan keuangan yang digunakan secara obyektif dan sistematis. Langkah tersebut sangat penting sekali diperhatikan, karena masalah pembiayaan adalah menjadi sarana vital bagi mati hidupnya suatu organisasi sekolah.[2]

Selain itu Mulyono, MA. berpendapat bahwa administrasi keuangan sekolah adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan atau diusahakan secara sengaja dan sungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap biaya operasional sekolah sehingga kegiatan pendidikan lebih efektif dan efisien serta membantu pencapaian tujuan pendidikan.[3]

Unsur biaya adalah hal yang menentukan dalam mekanisme penganggaran. Penentu biaya sangat mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi lembaga atau organisasi dalam mencapai tujuan tertentu. Kegiatan yang dilaksanakan dengan biaya yang rendah dan hasilnya mempunyai kualitas yang baik, maka kegiatan tersebut dapat dikatakan sebagai kegiatan yang dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi keuangan adalah sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan (revenue) dan penggunaan biaya (expenditure) yang diperuntukkan sebagai pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.[4]

2.    Konsep dasar administrasi keuangan

Sebelum kita memaparkan tentang keuangan pendidikan, sebaiknya kita memahami bahwa pendidikan merupakan salah satu sektor yang sangat penting dan menentukan pembangunan suatu bangsa.

Menurut J. Hallak (1969) dalam Analisis Biaya Pendidikan biaya dalam arti yang umum yaitu dalam bentuk moneter/uang. Sementara STEPPES, biro perencanaan, Depdikbud (1989) menyatakan bahwa konsep biaya dalam pendidikan terdiri dari seluruh biaya yang dikeluarkan dan dimanfaatkan dalam penyelenggaraan pendidikan baik oleh pemerintah, perorangan dan masyarakat untuk mndapatkan pendidikan.

Dalam kaitan ini Zymelman (1975) dengan jelas mengatakan bahwa pembiayaan pendidikan tidak hanya menyangkut analisis sumber-sumber dana, tetapi juga menyangkut penggunaan dana-dana itu secara efisien. Makin efisien sistem pendidikan, semakin kecil dana yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan pendidikan itu. Oleh karena itu dengan pengelolaan dana secara baik akan membantu meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan. Artinya dengan anggaran yang tersedia dapat mencapaitujuan pendidikan yang lebih produktif, efektif, efisien dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan dengan pembangunan dan masyarakat (link and match).

Ketersediaan dana merupakan salah satu syarat untuk dapat dilakukannya berbagai kegiatan pendidikan. Bersama-sama dengan unsur-unsur adminitrasi pendidikan lainnya, seperti manusia/personil, fasilitas, dan teknologi pendidikan, dana berfungsi untuk kemudian menghasilkan keluaran tertentu yang menunjang keberhasilan tujuan penyelenggaraan pendidikan. Apabila dana yang diperlukan sudah cukup tersedia, maka dituntut adanya pengelolaan yang cermat terhadap sumber-sumber dana. Artinya selain memikirkan berapa jumlah dana yang mencukupi kebutuhan pendidikan, perlu pula dipikirkan dana itu diperoleh.

Secara sederhana pengelolaan dana pendidikan itu mencakup 2 aspek, yaitu

1)      Dimensi penerimaan atau sumber dana

2)      Dimensi pengeluaran atau alokasi dana

Dimensi penerimaan antara lain bersumber dari: penerimaan umum pemerintah, penerimaan khusus pemerintah yang diperuntukkan bagi pendidikan, iuran sekolah, dan sumbangan-sumbangan masyarakat. Sedangkan dimensi pengeluaran meliputi: pengeluaran modal/kapital atau anggaran pembangunan (Capital outlay/ependiture).

Berdasarkan uraian di atas, pengelolaan keuangan pendidikan lebih difokuskan dalam proses merencanakan alokasi secara teliti dan penuh perhitungan, serta mengawasi pelaksanaan penggunaan dana, baik untuk biaya operasional maupun biaya kapital, disertai bukti-bukti secara administratif dan fisik (material) sesuai dengan dana yang dikeluarkan.[5]

3.    Sumber keuangan pendidikan

Sumber penerimaan pendidikan meliputi sebagai berikut:

a.    Hasil penerimaan pemerintah umum

Yang termasuk ke dalam golongan ini yaitu semua penerimaan pemerintah dari pajak, pajak pendidikan dari perusahaan-perusahaan, dan iuran-iuran pembangunan daerah.

b.    Penerimaan pemerintah khusus untuk pendidikan

Yang termasuk dalam golongan ini adalah antara lain bantuan atau pinjaman luar negeri, seperti bantuan dari Badan Internasional PBB (UNICEP atau UNESCO), pinjaman bank dunia. Bantuan yang bersumber dari luar negeri ini mencakup bantuan teknik dan bantuan modal berupa pinjaman dan hibah. Dana yang diperoleh khusus untuk pendidikan ini diberikan kepada pendidikan dasar, menengah, pendidikan tinggi, dan pendidikan luar sekolah. Di samping itu juga diperlukan untuk kegiatan perencanaan pendidikan, kegiatan penelitian, pengelolaan pendidikan, dan beasiswa untuk belajar di luar negeri.

c.    Iuran sekolah

Termasuk dalam golongan ini adalah sumbangan pembinaan pendidikan (SPP) atau BP3, yaitu bantuan dana yang diterima dari peserta didik atau orang tua siswa pada setiap bulan yang di setorkan ke kantor dinas pendidikan.

d.   Sumbangan-sumbangan sukarela dari masyarakat

Termasuk dalam golongan ini adalah sumbangan-sumbangan swasta, perorangan atau keluarga, badan-badan sukarela dan kelompok. Sumbangan perorangan atau keluarga siswa tidak hanya dalam bentuk uang, tetapi juga tanah, tenaga dan bahan bangunan untuk mendirikan sekolah.[6]

4.    Jenis-jenis pengeluaran pendidikan

Dimensi alokasi secara garis besar digolongakn ke dalam dua jenis pengeluaran, yaitu pengeluaran rutin yang sufatnya berulang (recurrent expenditure) atau aktiva lancar dan pengeluaran kapital/modal (capital expenditure) atau aktiva tetap.

Pengeluaran rutin atau berulang adalah biaya yang digunakan secara berkala dalam suatu masa tertentu (bulanan atau tahunan) seperti gaji guru, gaji pengelola, upah pegawai,, pembelian bahan-bahan ATK, biaya pemeliharaan gedung, halaman sekolah, dan dana-dana operasional.

Dana yang dipergunakan dalam kegiatan rutin ini memrlukan pengelolaan yang baik, terutama bagi lembaga pendidikan swasta (swadana) atau tidak terdapat bantuan pemerintah.

Untuk ini perlu dikuasai prinsip-prinsip pengelolaan kas, pengelolaan utang, dan pengelolaan barang/ fasilitas. Pengelolaan kas terutama menyangkut hal-hal sebagai berikut: (1) penentuan jumlah uang tunai kas yang diperlukan agar tidak berlebihan dan juga tidak terlampau kecil, (2) pengendalian aliran-aliran uang tunai, baik yang masuk ke sekolah maupun yang dikeluarkan oleh sekolah. Sedangkan pengelolaan utang menyangkut syarat-syarat dan sanksi-sanksi yang dikenakan jika meminjam dana dari pihak luar baik jangka panjang ataupun janga pendek. Dalam hal ini perlu diperhitungkan masak-masak berapa jumlah uang yang layak/rasional untuk diinventarisasikan dalam pendidikan.

Demikian pula dengan biaya modal atau aktiva tetap yang dipergunakan untuk mendirikan bangunan sekolah, pembelian tanah, sarana pendidikan lainnnya, kantin, poliklinik, sarana olah raga (sport hall) yang relatif besar, memerlukan pengelolaan dengan baik.[7]
 

5.    Fungsi dan contoh teknik penyusunan anggaran

Disamping memberikan semacam kerangka operasional dalam biaya dan waktu kegiatan yang dilaksanakan, anggaran berfungsi: 1) dapat dijadikan alat untuk mendelegasikan wewenang dalam pelaksanaan suatu rencana. Anggaran dirancng dengan mencantumkan penanggung jawab suatu kegiatan tertentu(penetapan pimpinan proyek). Jadi, jika anggaran disetujui oleh yang berwenang, maka pendelegasian fungsi itu juga disetujui, 2) dapat menjadi alat pengawasan dan penilaian suatu penampilan (performnce). Dengan membandingkan pengeluaran biaya suatu kegiatan dengan alokasi anggaran dan tingkat penggunaannya, merupakan pedoman sederhana untuk mengetahui sampai dimana tingkat efektifitas dan efisiensi kegiatan yang bersangkutan. Apabila anggaran dirancang dengan benar, maka anggaran itu akan menjadi alat pengumpul data tentang hasil dan besarnya biaya suatu program.

Contoh Bentuk-bentuk penganggaran

a.    Bentuk penganggaran butir per butir (line item budget) 

Bentuk ini paling banyak digunakan dan dikateorikan sebagai yang konvensional dan tradisional. Meskipun memudahkan dalam pengawasan pengeluaran biaya. Tetapi sistem ini tidak membantu dalalm pengambilan keputusan seperti dalam mengevaluasi harga dalam hubungannya dengan pancapaian suatu program. Kelemahan lainnya yaitu, 1) tidak dapat menunjukkan hubungan antara masukan program dan pengeluaran, 2) tidak dapat berfungsi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan, karena tidak memberikan analisis untung rugi(cost benefit analysis) dari berbagai alternatif, dan 3) lebih mengarahkan perhatian pada pembukuan, dan tidak terhadap tujuan suatu program.

b.    Anggaran program (program budget)

Bentuk ini lebih menekankan pada hasil suatu program yang telah ditetapkan. Pada anggaran butir per butir program, biaya dihitung berdasarkan jenis butir(items) yang akan dibeli, sedangkan dalam program biaya dihitung berdasarkan jenis program. Misalnya dalam anggaran butir per butir disebutkan “Gaji guru”, sedangkan dalam anggaran program disebutkan “gaji guru untuk percobaan pengajaran IPA”. Keuntungan bentuk ini antara lain : 1) mengorganisasikan sejumlah besar pengeluaran menjadi rencana logis dan konkrit. 2) merangsang perencanaan tahunan ganda dan reevaluasi periodik dari pelaksanaan rencana, dan 3) menghindari sentrlisasi yang berlebihan, dimana keputusan menumpuk di tingkat atas.

c.    Anggaran berdasarkan hasil (parformance budget)

Sesuai dengan artinya anggaran ini menekankan hasil daripada keterincian alokasi anggaran. Dalam bentuk ini pekerjaan dalam suatu program dipecah dalam bentuk beban kerja dan unit penampilan yang dapat diukur. Hasil pengukuran ini dipergunakan untuk menghitung masyukan dana dan tenaga yang diperlukan untuk mencapai tujuan program. Anggaran berdasarkan hasil ini merupakan alat manajemen yang dapat mengidentifikasi secara jelas satuan dari hasil suatu program dan sekaligus merinci butir per butir kegiatan yang harus dibiayai. Bentuk ini menuntut akuntansi yang teliti dan pemroses data yang akurat. Hal ini mengakibatkan sistem ini menjadi relatif mahal terutama bagi lembaga yang kecil/belum berkembang.[8]

6.    Pengawasan keuangan pendidikan

Yang dimaksud dengan pengawasan keuangan adalah suatu pemeriksaan yang terutama ditujukan pada masalah keuangan (transaksi, dokumen, buku, daftar, serta laporan), antara lain untuk memperoleh kepastian bahwa transaksi keuangan dilakukan sesuai undang-undang, peraturan, keputusan, instruksi untuk menilai kewajaran yang diberikan oleh laporan keuangan.

Sedangkan proses pengawasan adalah serangkaian tindak dalam melaksanakan pengawasan. Langkah-langkah pengawasan baik fungsional maupun melekat(pengawasan atasan langsung) menurut Stoner(1987):

a.    Penetapan beberapa jenis standar/patokan yang dipergunakan berupa ukuran kuantitas, kualitas, biaya dan waktu

b.    Membandingkan atau mengukur kenyataan yang sebenarnya terhadap standar

c.    Mengidentifikasi penyimpangan dan sekaligus pengambilan koreksi

Cara mempertanggungjawabkan keuangan

Beberapa prinsip yang dujadikan pegangan yang dijadikan pegangan dalam kegiatan mempertanggungjawabkan keuangan yang dilakukan oleh atasan langsung meliputi:

           1)        Diusahakan secara singkat dan dilaksanakan pada setiap akhir pekan.

           2)        Periksa terlebih dahulubuku kas umum dalam hubungannya dengan buku yang lain setiap akhir bulan.

          3)        Diperingatkan kepada bendaharawan mengenai: pengiriman SPJ(surat pertanggung jawaban) bulanan, penyetoran MPO/PPn

         4)        Diperiksa pengurusan barang inventaris dan penyimpanan dokumen pertinggal keuangan sewaktu-waktu.

         5)        Diadakan pemeriksaan kas dengan menyusun berita acara pemeriksaan kas setiap akhir triwulan secara teratur.

            6)        Atasan langsung bendaharawan bertanggung jawab atas kerugian keuangan negara.

           7)        Dilaporkan dengan segera (paling lambat satu minggu) jika terjadi kerugian yang diderita oleh negara karena penggelapan atau perbuatan lain, kepada sekretaris jenderal depdiknas c.q kepala biro keuangan dengan tembusan kepada inspektur jendrel Depdiknas dan BPK
              Dalam rangka mempertanggung jawabkan keuangan negara ini, ada sembilan jenis buku yang harus disediankan, yaitu: 1) buku kas umum, 2) buku bank, 3) buku kas posisi, 4) buku surat perintah membayar uang(SPMU), 5) buku panjar kerja, 6) buku menghitung pajak orang/pajak penjualan(MPO/PPn), 7) buku penerbitan cek, 8) buku inventaris, 9) buku pembantu lain apabila mempergunakan buku kas yang umum tidak tabelaris. (pedoman pengelolaan keuangan di lingkungan depdikbud, 1982).[9]

---

[1] E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah; Konsep, Strategi, dan Implementasi, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2002), hal. 47-48

[2] Burhanuddin, Analisis Administrasi dan Kepemimpinan Pendidikan, ( Jakarta: Bumi Aksara, 1994), hlm. 59.

[3] Mulyono, Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan, (Yogyakarta: AR-RUZZ MEDIA, 2009), hlm. 181.

[4] Mulyono, Konsep Pembiayaan pendidikan, (Yogyakarta: AR-RUZZ MEDIA, 2010), hlm. 78.

[5] Tim Dosen Administrasi pendidikan, pengelolaan Pendidikan,(Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia, 2003) hal. 133-134

[6] Tim Dosen Administrasi pendidikan, pengelolaan Pendidikan, hal. 136-138

[7] Tim Dosen Administrasi pendidikan, pengelolaan Pendidikan, hal. 138

[8] Tim Dosen Administrasi pendidikan, pengelolaan Pendidikan, hal. 141-143

[9] Tim Dosen Administrasi pendidikan, pengelolaan Pendidikan, hal.145