MAKALAH PENGAWASAN ATAU PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

I.   PENDAHULUAN

     Pengendalian (pengawasan) atau controlling adalah bagian terakhir dari fungsi manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian itu sendiri. Kasus-kasus yang banyak terjadi dalam organisasi adalah akibat masih lemahnya pengendalian sehingga terjadilah berbagai penyimpangan antara yang direncanakan dengan yang dilaksanakan.

     Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari pengembang kedua istilah tersebut. Pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali.

     Pengendalian lebih luas daripada pengawasan. Pengawasan sebagai tugas disebut supervisi pendidikan yang dilakukan oleh pengawas sekolah ke sekolah-sekolah yang menjadi tugasnya. Kepala sekolah juga berperan sebagai supervisor di sekolah yang dipimpinnya. Di lingkungan pemerintahan, lebih banyak dipakai istilah pengawasan dan pengendalian (wasdal).[1]

II.  RUMUSAN MASALAH

A.    Apa Pengertian Pengendalian (Pengawasan)?
B.     Apa Saja Asas-Asas Pengendalian?
C.     Apa Saja Jenis-Jenis Pengendalian?
D.    Bagaimana Proses-Proses Pengendalian?
E.     Apa Itu Pengawasan Melekat?

III. PEMBAHASAN

A.    Pengertian Pengendalian (Pengawasan)

    Pengendalian (controlling) merupakan suatu faktor penunjang penting terhadap efisiensi organisasi, demikian juga pada perencanaan pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan (pengendalian).[2]

Beberapa para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:

• Earl P. Strong

     Controlling is the process of regulating the various factor in an enterprise according to the requirement of its plans.
“Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.”

• Harold Koontz

     Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished.
“Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.”

• G.R. Terry

     Contolling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is in conformity with the standard.
“Pengendalian dapat didefinisikan ssebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.”[3]

• Robert J. Mockler

     Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

     Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan.[4]

    Pengawasan menurut LANRI (2003) ialah suatu kegiatan untuk memperoleh apakah pelaksanaan pekerjaan/kegiatan telah dilakukan sesuai dengan rencana semula. Kegiatan pengawasan pada dasarnya membandingkan kondisi yang ada dengan yang seharusnya terjadi. Pengendalian ialah apabila dalam pengawasan ternyata ditemukan adanya penyimpangan atau hambatan maka segera diambil tindakan koreksi.

Pengendalian dalam arti lain ialah kegiatan memantau, menilai dan melaporkan kemajuan proyek disertai tindak lanjut. [5] 

B.     Asas-Asas Pengendalian

Harold Koontz dan Cyirl O’Donnel mengemukakan asas-asas pengendalian yaitu:

1.   Asas Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

2.   Asas Efisiensi Pengendalian
Pengendalian itu efisien,jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

3.   Asas Tanggung Jawab Pengendalian  
Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanan rencana.

4.   Asas Pengendalian terhadap Masa depan
Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.   Asas Pengendalian Langsung
Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

6.   Asas Refleksi Rencana
Pengendalian harus disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

7.   Asas Penyesuaian dengan Organisasi
Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8.   Asas Penendalian Individual
Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalain harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. [6]

9.   Asas Standar
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanan dan tujuan yang akan dicapai.

10.    Asas Pengendalian Terhadap Strategis
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

11.    Asas kekecualian
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian.

12.    Asas Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

13.    Asas Peninjauan Kembali
Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14.    Asas Tindakan
Pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan directing.[7]

C.     Jenis-Jenis Pengendalian

Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

1.   Pengendalian Karyawan (Personnel Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2.   Pengendalian Keuangan (Financial Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

3.   Pengendalian Produksi (Production Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4.   Pengendalian Waktu (Time Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5.   Pengendalian Teknis (Technical Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.   Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)
Pengandalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7.   Pengendalian Penjualan (Sales Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8.   Pengendalian Inventaris (Inventory Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

 9.   Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.[8]

D.    Proses-Proses Pengendalian

Sebelum mengetahui bagaimana proses-proses pengendalian, maka harus dipahami terlebih dahulu tujuan dan manfaat dari pengawasan dan pengendalian (wasdal). Adapun tujuannya adalah:

1.   Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
2.   Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
3.   Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4.   Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5.   Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6.   Meningkatkan kinerja organisasi
7.   Memberikan opini atas kinerja organisasi
8.   Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada
9.   Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih

Sedangkan manfaat wasdal adalah untuk meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan. Wasdal pada dasarnya menekankan langkah-langkah pembenahan atau koreksi yang objektif jika terjadi perbedaan atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan perencanaannya. [9]    

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkh berikut:

a.    Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.[10]

Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:

1.    Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2.  Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
3.  Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

b.   Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

c.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

d.   Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

e.    Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

1.    Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
2.    Mengubah pengukuran pelaksanaan
3.    Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan[11]

Adapun bagan proses pengendalian dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Pembandingan dengan standar pelaksanaan
5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol atau pengawasan. Cara-cara pengendalian atau pengawasan ini dilakukan sebagai berikut:

a.   Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. 
b.   Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberika oleh bawahan.
c.    Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan.[12] 

E.     Pengawasan Melekat

Istilah pengawasan melekat (waskat) pertama kali muncul dalam Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan dan Inpres No. 1 Tahun 1983 tentang Pedoman Pengawasan Melekat yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan melekat ialah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. [13]

Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan, dan evaluasi oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap pendayagunaan semua sumber daya, untuk mengetahi kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengembangan unit/organisasi kerja di masa depan. [14]

Dalam waskat, pelaku pengawasan adalah atasan yang dianggap memiliki kekuasaan dan setiap pimpinan atau manajer memiliki fungsi yang melekat di dalam jabatannya untuk melaksanakan pekerjaannya atau pada personil yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing. Dalam konsep waskat, para pelaku pengawasan lainnya seperti bawahan, orang lain, dan masyarakat kurang diperhatikan dengan anggapan atasan dapat menjalankan kekuasaannya sehingga bebas mengawasi bawahannya. [15]

                     
[1]Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, ( Jakarta: Bumi Aksara, 2008), hlm. 469     
[2] Iwa Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, (Bandung: Tarsito, 1986), hlm. 53
[3]Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm.241-242
[4]T. Hani Handoko, Manajemen Edisi Kedua, (Yogyakarta: BPFE, 2003), hlm.359
[5] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm.470
[6] Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm.243
[7] Ibid., hlm. 244
[8]Ibid., hlm.244-245
[9] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm.469-470
[10] Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset, 2008), hlm. 101
[11] T. Hani Handoko, Manajemen Edisi Kedua, hlm. 362-365
[12] Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm. 245
[13] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm. 472
[14] Hadari Nawawi, Manajemen Strategik: Organisasi Non Profit Bidang Penelitian (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2005), hlm. 121
[15] Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm. 472